Apartman yöneticileri, binanın genel yönetim işleriyle ilgilenen, karar defterini tutan ve gerekli faturaların, makbuzların saklanmasını sağlayan sorumludur. Daire sayısı az olan apartmanlarda genelde bir kişi yönetici görevini üstlenirken daire sayısı fazla olan binalarda ise bu görevi profesyonel yönetim şirketleri üstlenebilmektedir.
Yönetici, kat malikleri kurulunda alınan kararların ve apartman planını noter onaylı karar defterine işlemek zorundadır. Ayrıca tüm giderleri tarih sırasına göre belgeleriyle birlikte deftere kaydedilmesi gerekir yönetici bu kayıtları usulüne uygun olarak yapmakla yükümlüdür.
İşletme projesinin yapılması yöneticinin diğer görev ve sorumlulukları arasında yer alır.
Ayrıca yönetici kat maliklerine karşı tıpkı bir vekil gibi sorumludur.
Apartman denetçisinin görev ve sorumlulukları Kat Mülkiyeti Kanunu 41. Maddesinde açıkça belirtilmiştir.
Apartman Denetçisi kat malikleri kurulu adına yöneticiyi ve yönetim kurulunu belirli aralıklarla denetleyen kişilere verilen addır. Apartman yönetimini ve yöneticiyi denetleyecek bir denetçi seçilmemişse denetleme işini bizzat kat malikleri yerine getirebilir.
Kat Mülkiyeti Kanununa göre denetçi seçilecek kişinin bina sakinlerinden olması gerekmektedir. Denetçinin seçim işlemi yöneticiyle birlikte kat malikleri tarafından yapılmaktadır ve yerine başka biri seçilene kadar apartman yöneticisinin görevi devam etmektedir.
Apartman denetçisinin görevleri yöneticinin görev sorumluluklarını yerine getirip getirmediğini denetlemektir. Bu görevi üç ayda bir yerine getirebilir. Ayrıca karar defterinin tutulması, fatura ve makbuzların incelenmesi vs. işlemleri yapmakta denetçinin görevleri arasında yer alır. Denetçi yaptığı incelemeden sonra yönetim hakkında “Apartman Denetim Raporu” hazırlar ve denetim sırasında yönetim hakkında edindiği düşünceleri iletir.
634 Sayılı Kat Malikleri Kanununda karar defterinin tanımı açıkça yapılmaktadır. Karar defteri, site ve apartmanlarda en az yılda bir defa toplanmak zorunda olan kat malikleri kurulunca alınan tüm kararların yazıldığı defterdir. Karar defterine aynı zamanda apartmana ait gider ve gelirlerde fatura ve makbuzlarıyla birlikte kaydedilmek zorundadır.
Apartman karar defterinin nasıl bir görünüme sahip olmasıyla ilgili bir hüküm bulunmamaktadır. Herhangi bir defter kullanılabilmektedir. Sadece defterin kullanılmaya başlamadan önce noter tarafından onaylanması gerekmektedir. Böylece içerisinde kaydedilen her şey resmi özellik göstermektedir. Defter açılışının noter onaylı olması yeterli olmamaktadır ayrıca her takvim yılının sonundan başlayarak bir ay içerisinde yönetici tarafından notere kapattırılması gerekmektedir. Yıl sonuna kadar defterin bitmesi durumunda kullanılan defter notere kapattırılırken yeni defterin açılışı onaylattırılmalıdır. Aksi takdirde defterin resmiliği tamamlanmamış olacaktır.
Bir binada kat mülkiyetine sahip olan maliklerin tamamından oluşan kurula kat malikleri kurulu denmektedir. Kat Mülkiyeti Kanununa göre apartmanın tümünü ilgilendiren konularda kat malikleri kurulunun onayı gerekmektedir.
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 29. Maddesine göre kat malikleri kurulu en az yılda bir defa toplanmak zorundadır. Yönetim planında herhangi bir tarih olmaması durumunda her yılın ilk ayı toplanması öngörülmektedir. Belirtilen günler dışında zaruri bir neden olması durumunda kat maliklerinin üçte biri olmak ve en az 15 gün önceden duyurulmak şartıyla toplanılabilir.
Apartman yöneticisinin görev ve sorumlulukları 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 35. Maddesinde açıkça belirtilmiştir. Apartman yöneticisinin görevini kötüye kullanması veya yerine getirmemesinin anlaşılması durumunda yöneticiye kurul veya denetçi tarafından ihtarname çekilir. Yöneticinin yönetiminde herhangi bi değişiklik olmaması durumunda kat malikleri kurulunun oybirliği ile yönetici değişikliğine gidilebilmektedir.
Apartman yöneticisi görevi boyunca kat maliklerine karşı bir vekil gibi sorumludur bu nedenle görevi son bulmuş olsa görevi sırasında yapmış olduğu her şey için sorumlu olmaya devam etmektedir. Yönetici görevden oybirliği ile alınmış dahi olsa kat malikleri ona karşı sulh hukuk mahkemelerine şikâyette bulunabilir.
